Оптимизация документов в приложениях Word, PowerPoint и Excel

В одной из прошлых статей я рассказывала о том, как оптимизировать файлы pdf формата. Этот пост — естественное продолжение.

Оптимизация файлов, созданных при помощи Microsoft Office, производится в свойствах документа. Производить ее можно как для форматов *.doc, *.xls, *.ppt, так и для других.

Следует помнить, что при переводе документа word в формат pdf, свойства первоначального документа переходят в новый с сохранением целостности метаданных оригинального источника. Так что никогда не повредит лишний раз задать необходимые описания.

Итак, заходим: Файл — Свойства (File — Properties).

В большинстве программ Microsoft Office бОльшую часть усилий по оптимизации нужно направить на закладки Сводка (Summary) и Состав (Contents). Если у вас есть другие данные (метаданные), обычно они добавляются в закладке Прочие (Custom).

Просмотрев скриншоты со сводкой в свойствах документа сразу для Word, PowerPoint и Excel, вы увидите, что они одинаковы. Респект Майкрософту за поддержание идентичности во всех форматах документа.

1

Используя свойства документов, вы заполняете заголовок, описание страницы, а также некоторые другие элементы.

С этим все просто и понятно. Остановимся на некоторых нюансах для каждого из форматов.

.doc

В закладке Состав (Contents) есть поле для заголовка в вордовской структуре документа. Заметили заголовки (Headings)? Их можно создавать в процессе заполнения документа.

2

Если автор неправильно использовал семантику в вордовском документе, выбирая заголовки от Заголовок 1 до Заголовок 2, тогда cостав этого документа будет отображаться неверно. Документ, таким образом, не будет оптимизирован в полной мере из-за команд форматирования в ходе создания самого документа, таких как Заголовки, Списки, Определения и т.д.

3

Вместо черных полосок у вас должны быть вставлены необходимые данные.

*.ppt и *.xls

В программах PowerPoint и Excel соглашения по присвоению имен слайдам (Slide Titles) и листам соответственно являются важным фактором в процессе оптимизации документа для поиска.

4

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *